Набор участника конференции часто собирают по привычной схеме: пакет, ручка, блокнот и несколько рекламных материалов. Формально комплект готов, но часть предметов остается на площадке, а остальное отправляется в дальний ящик.
Чтобы мерч продолжал работать после события, его нужно подбирать не по принципу «на что можно нанести логотип», а под реальный сценарий участника. Что понадобится ему в течение дня? Какие вещи удобно носить с собой? Чем он сможет пользоваться в офисе, дома или в дороге?
Разберем, из чего можно собрать полезный набор для конференции, форума, деловой встречи или корпоративного мероприятия.
Содержание:
Какие задачи решает набор участника конференции
Продуманный набор — это не просто подарок, который выдают при регистрации. Он может одновременно решать несколько задач:
- помогать участнику во время мероприятия;
- поддерживать визуальный стиль конференции;
- делать пребывание на площадке комфортнее;
- повышать узнаваемость организатора или партнера;
- оставаться точкой контакта с брендом после события.
Последний пункт особенно важен. Если человек продолжает пользоваться сумкой, бутылкой, блокнотом или зарядным устройством, контакт с брендом не заканчивается вместе с конференцией.
Почему стандартные конференц-наборы не всегда работают
Основная ошибка — собирать комплект из разрозненных сувениров без общего сценария. В набор попадают вещи, которые не соответствуют аудитории, дублируют друг друга или оказываются неудобными в повседневном использовании.
Чаще всего мерч остается невостребованным по нескольким причинам:
- слишком крупный логотип;
- неудобные размеры или конструкция;
- слабое исполнение предметов ежедневного использования;
- случайный состав без связи с программой мероприятия;
- слишком много вещей без понятной функции;
- отсутствие общей визуальной концепции.
Количество предметов само по себе не делает набор полезнее. Три хорошо подобранные вещи часто работают дольше, чем пакет из десяти случайных сувениров.
Что положить в набор участника конференции
1. Шопер, сумка или рюкзак
Сумка выполняет сразу две функции: служит упаковкой и помогает участнику носить материалы, личные вещи, бутылку и другие предметы во время мероприятия.
Для однодневной конференции часто достаточно плотного шопера. Для многодневного форума, образовательной программы или мероприятия с иногородними гостями можно рассмотреть компактный рюкзак или сумку для документов.
При выборе нужно учитывать плотность материала, длину ручек, размер, наличие внутренних карманов и способ нанесения. Если сумку планируют использовать после события, логотип лучше делать небольшим.
2. Бутылка для воды или термокружка
На мероприятиях с продолжительной программой участникам регулярно требуется вода, чай или кофе. Поэтому бутылка или термокружка может быть полезна уже в момент вручения.
После конференции такой предмет можно использовать в офисе, автомобиле, спортзале или в дороге. Это увеличивает продолжительность контакта с брендом.
При подборе стоит обратить внимание на:
- объем;
- герметичность крышки;
- удобство использования;
- размер зоны нанесения;
- материал корпуса;
- соответствие формату мероприятия.
Бутылки для воды | Термокружки с логотипом
3. Блокнот или ежедневник
Несмотря на распространение ноутбуков и планшетов, блокноты продолжают использовать на выступлениях, переговорах и рабочих сессиях. Но их полезность во многом зависит от формата.
Слишком большой блокнот неудобно носить по площадке, а слишком маленький не подходит для подробных записей. Для большинства деловых мероприятий уместен средний формат с плотной обложкой и удобным раскрытием.
Блокнот можно дополнить информационными страницами: программой мероприятия, планом площадки, контактами организаторов или чек-листом участника. Так стандартный сувенир превращается в рабочий инструмент.
Посмотреть ежедневники и блокноты
4. Ручка
Ручка кажется простой позицией, но именно ей участник пользуется непосредственно во время конференции. Если она плохо пишет, скользит в руке или выглядит одноразовой, это влияет на восприятие всего набора.
Необязательно выбирать дорогую модель. Важнее проверить плавность письма, удобство корпуса, надежность механизма и читаемость нанесения.
5. Зарядный аксессуар
Телефон активно используется на мероприятии: для общения, съемки, просмотра программы, навигации и обмена контактами. Поэтому аксессуары для зарядки могут оказаться полезнее декоративного сувенира.
В набор можно включить:
- универсальный кабель;
- компактный внешний аккумулятор;
- сетевой адаптер;
- органайзер для проводов;
- подставку для смартфона;
- чехол для электронных аксессуаров.
При выборе электроники необходимо заранее проверить характеристики, разъемы, комплектацию, упаковку и документацию.
Внешние аккумуляторы | Зарядные устройства и адаптеры
6. Бейдж и аксессуары для него
Бейдж нужен практически на любом деловом мероприятии, но стандартный пластиковый карман на ленте не всегда удобен. В зависимости от формата можно использовать текстильный шнурок, ретрактор, держатель для пропуска или комбинированное крепление.
Аксессуар должен надежно фиксироваться, не мешать при движении и соответствовать общей визуальной системе события.
Посмотреть бейджи и аксессуары
7. Предмет под конкретный сценарий
Дополнительную позицию лучше выбирать не абстрактно, а под программу и условия проведения мероприятия.
- дорожный органайзер — для иногородних участников;
- зонт или дождевик — для осеннего события;
- ланч-бокс — для образовательной программы;
- текстиль — для команды организаторов;
- стикерпак — для IT- или дизайнерской аудитории;
- небольшой антистресс — для продолжительной лекционной программы.
В таком случае предмет становится частью общей идеи конференции, а не случайным дополнением.
Как подобрать состав набора
Кто будет получать набор?
Комплект для клиентов, партнеров, сотрудников, журналистов, спикеров и массовой аудитории будет отличаться по составу, стоимости и уровню персонализации.
Сколько длится мероприятие?
Для короткой деловой встречи достаточно нескольких базовых предметов. Для многодневного форума стоит предусмотреть вещи, полезные в дороге и в течение всей программы.
Как участники добираются до площадки?
Если большинство гостей приезжает из других городов, важны компактность, небольшой вес и удобство перевозки. Объемная коробка может хорошо выглядеть при вручении, но создать сложности в аэропорту или поезде.
Какие условия предусмотрены на площадке?
Следует учитывать наличие гардероба, питьевой воды, зарядных станций, рабочих зон и мест для хранения вещей.
Что человек сможет использовать после события?
Это основной фильтр при комплектации. Если у предмета нет понятного сценария после конференции, стоит оценить, действительно ли он нужен.
Как брендировать мерч для конференции
Нанесение должно сохранять узнаваемость организатора, но не мешать использовать вещь в обычной жизни. Особенно это важно для текстиля, сумок, бутылок и аксессуаров.
Вместо крупного логотипа можно использовать:
- небольшую печать в нижней или боковой части изделия;
- вышивку в тон материала;
- тканевый лейбл;
- шеврон или нашивку;
- лазерную гравировку;
- нанесение на ремне, рукаве или внутренней детали;
- фирменную упаковку вместо крупного логотипа на каждом предмете.
Если у конференции есть собственная айдентика, изделия можно объединить цветом, паттерном, короткой фразой или графическим элементом. Это позволяет собрать цельный комплект без повторения одного и того же логотипа на всех поверхностях.
Лейблы и шильды | Шевроны и нашивки
Варианты комплектации наборов
- шопер;
- блокнот;
- ручка;
- бейдж со шнурком.
Такой комплект закрывает основные потребности участника на площадке и подходит для сравнительно большого тиража.
- плотный шопер или сумка;
- бутылка для воды;
- блокнот и ручка;
- универсальный зарядный кабель;
- бейдж с ретрактором.
В комплект добавляются предметы для продолжительной программы и активного использования смартфона.
- рюкзак или деловая сумка;
- термокружка;
- ежедневник или блокнот;
- ручка;
- внешний аккумулятор;
- индивидуальная карточка или письмо;
- фирменная коробка или другая упаковка.
Такой набор можно персонализировать: добавить имя получателя, индивидуальную упаковку или разные варианты наполнения для отдельных групп гостей.
Готовые изделия можно дополнить фирменной упаковкой или собрать в единый комплект.
Посмотреть подарочные наборы | Посмотреть варианты упаковки
Когда начинать подготовку
Срок зависит от тиража, наличия товаров, технологии нанесения, упаковки и сложности комплектации. Подготовка заказа включает несколько этапов:
- определение задачи и бюджета;
- подбор товаров и проверку остатков;
- выбор способов нанесения;
- подготовку и согласование макетов;
- изготовление образца, если он необходим;
- нанесение логотипа;
- комплектацию и упаковку;
- доставку на площадку.
Чем больше позиций входит в набор, тем важнее заранее проверить сроки по каждому товару. Отсутствие даже одного элемента может задержать комплектацию всей партии.
Чек-лист перед заказом
- Определена аудитория мероприятия.
- Понятен сценарий использования каждого предмета.
- Проверены наличие товаров и необходимый тираж.
- Учтены размеры и вес готового комплекта.
- Выбраны технологии нанесения.
- Проверена читаемость логотипа на макетах.
- Согласована упаковка.
- Предусмотрен резерв на дополнительные регистрации.
- Определена дата доставки на площадку.
Главный принцип: меньше случайных вещей
Набор участника не обязательно должен быть большим. Его ценность определяется тем, насколько точно предметы соответствуют аудитории, программе и условиям мероприятия.
Шопер, бутылка и хороший блокнот могут принести больше пользы, чем объемная коробка из множества сувениров. Аккуратное брендирование помогает вещам оставаться в использовании после конференции.
Нужно собрать набор для конференции или форума?
Поможем подобрать товары под аудиторию, тираж, сроки и бюджет. Предложим варианты нанесения, подготовим макеты, оформим упаковку и соберем комплекты к дате мероприятия.
Частые вопросы
Универсального обязательного состава нет. Базовый комплект может включать сумку, блокнот, ручку и бейдж. Остальные предметы подбираются под аудиторию, продолжительность и формат мероприятия.
В повседневном использовании чаще остаются сумки, бутылки, термокружки, блокноты, зарядные аксессуары и текстиль с аккуратным брендированием.
Необязательно. Часть изделий можно объединить общей цветовой гаммой, графикой или упаковкой. На предметах ежедневного использования часто уместнее небольшая печать, гравировка, бирка или вышивка в тон.
При расчете учитывают подтвержденное число участников, спикеров, партнеров, команду организаторов и резерв на дополнительные регистрации или замену отдельных комплектов.
Да. Например, можно собрать базовый комплект для всех участников и расширенный — для спикеров, партнеров, представителей прессы или приглашенных гостей.
